Jouw organisatie heeft de overstap gemaakt naar Microsoft 365 services zoals Teams en SharePoint. Maar haal je er wel alles uit? We zien veel bedrijven worstelen met het voeren van beleid en het structureren van mappen en bestanden. Om nog maar te zwijgen over het behouden van overzicht op de toegang die (externe)gebruikers hebben tot de verschillende teams, kanalen en bestanden.
Maar is dat eigenlijk wel nodig? Wij denken van niet. Lees onze blog met concrete handvatten waarmee jij de controle terugkrijgt over die alsmaar groeiende stroom aan data, en direct zorgt dat medewerkers minder tijd kwijt zijn met het zoeken naar bestanden.
Waarom optimaliseren?
Optimalisatie van je Teams en SharePoint omgeving zorgt ervoor dat informatie gestructureerd en toegankelijk is. Dit voorkomt dat medewerkers ‘rondzweven’ op zoek naar documenten of informatie. Een goed ingerichte digitale werkplek helpt bij het:
· Verminderen van zoektijd: Snelle toegang tot bestanden en informatie bespaart tijd.
· Verbeteren van samenwerking: Teams kunnen realtime samenwerken aan documenten.
· Verhogen van veiligheid: Gevoelige informatie wordt beschermd door middel van toegangsrechten en beleid.
· Stimuleren van innovatie: Een centrale plek voor ideeënuitwisseling kan innovatie stimuleren.
Een stap de goede kant op: SharePoint metadata
Metatags bieden een dynamische manier om informatie te categoriseren en te vinden. In tegenstelling tot traditionele bestandsnamen, die beperkt zijn en vaak inconsistent, maken metatags het mogelijk om documenten te vinden op basis van hun inhoud, doel of project.
Voorbeeld: Stel je voor dat je zoekt naar alle documenten gerelateerd aan een specifiek project. Zonder metatags zou je afhankelijk zijn van de herinnering van teamleden of een complexe mappenstructuur. Met metatags kun je eenvoudig filteren op projectnaam, type document, auteur, of elke andere relevante parameter.
Efficiënte organisatie
Een goed geïmplementeerd metatagsysteem maakt het mogelijk om documenten te organiseren op een manier die logisch is voor de gebruiker, zonder afhankelijk te zijn van een fysieke locatie binnen een serverstructuur.
Voorbeeld: Een HR-afdeling kan metatags gebruiken om documenten te organiseren op basis van werknemersstatus, zoals ‘in dienst’, ‘uit dienst’, of ‘verlof’. Dit maakt het eenvoudig om documenten te vinden en te beheren zonder door honderden mappen te hoeven navigeren.
Automatisering van processen
Metatags kunnen worden gebruikt om workflows en beleidsregels te automatiseren, wat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en betere naleving van regelgeving.
Voorbeeld: Automatische archivering van documenten kan worden ingesteld op basis van metatags. Documenten met de tag ‘afgerond’ kunnen automatisch worden verplaatst naar een archief locatie na een bepaalde periode, waardoor het beheer van de levenscyclus van documenten wordt vereenvoudigd.
Betere data-integriteit
Metatags helpen bij het handhaven van data-integriteit door een uniforme structuur te bieden voor het taggen van documenten, wat leidt tot minder fouten en duplicaten.
Voorbeeld: Door consequent gebruik van metatags kunnen organisaties ervoor zorgen dat alle contracten dezelfde set tags hebben, zoals ‘contractdatum’, ‘vervaldatum’, en ‘contractpartij’, wat helpt bij het onderhouden van een geordende en betrouwbare database.
Stimulering van Innovatie
Metatags faciliteren de uitwisseling van ideeën en informatie, wat innovatie binnen een organisatie kan stimuleren.
Voorbeeld: Een R&D-afdeling kan metatags gebruiken om onderzoeksdocumenten te taggen met ‘onderzoeksfase’, ‘experimenteel’, of ‘publicatie klaar’, waardoor het gemakkelijker wordt om onderzoeksresultaten te delen en samen te werken aan innovatieve projecten.
Conclusie
Kijk verder dan de structuur van jouw mappen en bestanden met SharePoint metatags. Ze bieden een flexibele, krachtige manier om informatie te beheren en toegankelijk te maken, wat essentieel is in een tijdperk waarin data sneller groeit dan ooit tevoren. Door het gebruik van metatags in SharePoint te omarmen, kunnen IT-professionals een robuuste, schaalbare en toekomstbestendige datamanagementstrategie ontwikkelen.
Wil je graag ondersteuning? Kijk dan eens naar onze Modern Work Scan waarbij we een inventarisatie doen van de huidige manier van digitaal (samen)werken van jouw organisatie, en direct inzicht geven in concrete quick wins via een compacte rapportage.
06 21 22 62 29