In een wereld waar informatie sneller groeit dan ooit, is het cruciaal om over de juiste tools te beschikken die niet alleen de efficiëntie verhogen, maar ook de waarde van jouw content maximaliseren. Een tool die hierin veel kan gaan betekenen is ‘Taxonomy tagging’ binnen SharePoint Premium.
In onze vorige blogpost hebben we de kracht van SharePoint optimalisatie door middel van metatags verkend. Vandaag gaan we nog iets verder, en leggen we je uit hoe je deze tags automatisch toepast door gebruik te maken van AI.
Wat is SharePoint Premium?
SharePoint Premium, voorheen Microsoft Syntex, is een uitgebreide versie van SharePoint die extra mogelijkheden biedt voor contentbeheer en samenwerking binnen Microsoft 365. Het integreert geavanceerde AI, automatisering en verbeterde beveiligingsfuncties om de waarde van content te maximaliseren. Een mooi voorbeeld hiervan is ‘Taxonomy tagging’ (Nederlands vertaald Taxonomietags, oftewel het automatisch toevoegen van tags/labels aan bestanden zodat ze beter kunnen worden gevonden, gesorteerd, gefilterd en dus beheerd).
Wat zijn Taxonomietags?
Taxonomietags in SharePoint Premium maken gebruik van kunstmatige intelligentie om documenten automatisch te labelen en te organiseren met beschrijvende trefwoorden. Deze labels worden vastgelegd in een speciale kolom voor beheerde metagegevens, waardoor documenten efficiënter en beter doorzoekbaar en beheersbaar worden.
De taxonomietag-functie automatiseert het tagproces voor documenten in jouw bibliotheken waardoor je dit dus niet meer handmatig hoeft te doen. Een mooi voorbeeld hiervan is het automatisch invullen van de woonplaats van een persoon o.b.v. iemand zijn CV. Door één of meerdere CV's toe te voegen aan een bepaalde locatie zoals bijvoorbeeld een SharePoint site, wordt de woonplaats direct door AI herkend en automatisch genoteerd in de kolom 'Location'.
Voordelen van Taxonomietags
1. Verbeterde zoekbaarheid: Met automatische tagging wordt content gemakkelijker vindbaar, wat tijd bespaart en de productiviteit verhoogt.
2. Consistente organisatie: Het zorgt voor een uniforme classificatie van documenten, wat bijdraagt aan een gestructureerde informatiearchitectuur.
3. Efficiëntie in contentbeheer: Door het verminderen van de noodzaak voor handmatige tagging, kunnen medewerkers zich richten op meer waarde-toevoegende taken.
Stap-voor-stap gebruik van Taxonomietags binnen SharePoint
1. Definieer taxonomie: Begin met het definiëren van een taxonomie die past bij jouw organisatie. Dit omvat het maken van een begrippenlijst met alle relevante trefwoorden die je wilt gebruiken voor het taggen van jouw documenten en afbeeldingen.
2. Maak taxonomie kolommen: Voeg taxonomie kolommen toe aan jouw SharePoint documentbibliotheken. Deze kolommen zullen worden gebruikt om de automatisch gegenereerde tags op te slaan.
3. Schakel Taxonomie tagging in: Activeer de taxonomie tagging functie voor de gewenste documentbibliotheken. Dit zorgt ervoor dat elk geüpload of gecreëerd document automatisch wordt getagd met de relevante trefwoorden uit uw termenopslagplaats. Zie hier hoe je dit kunt doen: Taxonomietags instellen en beheren in Microsoft Syntex - Microsoft Syntex | Microsoft Learn
4. Upload of creëer documenten: Wanneer je documenten uploadt of creëert, zal SharePoint Premium de inhoud analyseren en automatisch de juiste tags toewijzen op basis van de gedefinieerde taxonomie.
5. Beheer en optimaliseer: Naarmate je meer content toevoegt, is het mogelijk de taxonomie bij te werken en te verfijnen om de nauwkeurigheid te verbeteren. Dit helpt bij het beheren van de contentlevenscyclus en het behouden van een georganiseerde documentbibliotheek.
Aan de slag, kosten en beperkingen
Wil je alvast een testen met de features van SharePoint Premium? Kijk dan eens naar het overzicht op de volgende link: Probeer Microsoft Syntex en verken de services ervan - Microsoft Syntex | Microsoft Learn. Een aantal features zijn momenteel (tot op zeker hoogte!) gratis te gebruiken. Let wel op dat je onnodige features vooraf deactiveert om onnodige kosten achteraf te voorkomen. SharePoint Premium wordt namelijk achteraf gefactureerd o.b.v. verbruik.
SharePoint Premium, en bijbehorende features, zijn momenteel nog volop in ontwikkeling. Zo kunnen er bijvoorbeeld in deze release maximaal drie kolommen worden toegevoegd en werken tags nog niet voor PDF bestanden. Zie hier meer info over de huidige beperkingen: Taxonomietags instellen en beheren in Microsoft Syntex - Microsoft Syntex | Microsoft Learn
Hulp nodig bij het beheren van bestanden? Bel of mail me gerust.
06 21 22 62 29