Copilot weekly: Voorkomen dezelfde HR-vragen met een slimme agent📚
- Tijs Cardinaal
- 15 sep
- 2 minuten om te lezen
Elke HR-afdeling kent het: medewerkers stellen vaak dezelfde vragen. Denk aan:
“Hoeveel vakantiedagen heb ik nog?”
“Waar vind ik het declaratieformulier?”
“Wat is ons thuiswerkbeleid?”
Het beantwoorden van deze herhaalde vragen kost onnodig veel tijd. Gelukkig is er een slimme oplossing: met Copilot Studio bouw je eenvoudig een HR-agent die 24/7 klaarstaat om vragen te beantwoorden. Volledig afgestemd op jouw HR-beleid, zonder gokwerk of hallucinaties.
Wat is een HR-agent?
Een HR-agent is een AI-chatbot die je zelf samenstelt en traint op basis van je eigen HR-documentatie. Medewerkers kunnen hun vragen stellen in gewone taal, bijvoorbeeld via Microsoft Teams, en krijgen direct een betrouwbaar antwoord. De agent haalt zijn informatie rechtstreeks uit jullie beleid, handleidingen en documenten.
Zo bouw je een HR-agent in 3 stappen
1️⃣ Upload je HR-bronnen
Je begint met het toevoegen van de informatie waarop de agent zijn antwoorden baseert. Denk aan:
PDF’s van het personeelshandboek
Word-bestanden met regelingen
SharePoint-links naar actuele documenten
💡 Tip: Gebruik bij voorkeur SharePoint-links in plaats van losse bestanden. Zo blijft je agent automatisch up-to-date wanneer je beleid verandert, zonder dat je opnieuw hoeft te uploaden.
2️⃣ Stel de regels en toon in
Je bepaalt zelf hoe de agent communiceert:
Toon: formeel, informeel, vriendelijk, zakelijk?
Beperkingen: mag de agent advies geven of alleen feitelijke antwoorden?
Stijl: korte antwoorden of uitgebreide uitleg met links?
Let op: een duidelijke instructie zorgt voor consistente en betrouwbare antwoorden. Denk bijvoorbeeld aan het uitsluiten van interpretaties of het verplicht verwijzen naar bronmateriaal.
3️⃣ Publiceer en activeer
Na het instellen kun je de agent publiceren. Medewerkers kunnen hem direct gebruiken via:
Microsoft Teams
Een interne HR-pagina
Een widget op jullie intranet
De agent begrijpt gewone taal en geeft direct antwoord. Bijvoorbeeld:
“Hoeveel dagen mag ik thuiswerken?”
“Wat is ons ouderschapsverlofbeleid?”
“Hoe werkt het declareren van reiskosten?”
Waar moet je op letten?
Bij het bouwen van een HR-agent zijn er een paar belangrijke aandachtspunten:
Privacy: zorg dat er geen persoonsgegevens in de documenten staan die je uploadt.
Versiebeheer: werk met centrale bronnen (zoals SharePoint) om verouderde informatie te voorkomen.
Testen: stel zelf een reeks testvragen op en controleer of de antwoorden kloppen.
Feedbackloop: geef medewerkers de mogelijkheid om feedback te geven op antwoorden, zodat je de agent kunt verbeteren.
Wat levert het op?
✅ Minder herhaalde vragen voor HR ✅ Snellere en consistente antwoorden voor medewerkers ✅ Meer tijd voor strategische HR-taken ✅ Betere toegankelijkheid van HR-beleid
Meer weten?
