In deze blog wil ik je graag iets vertellen over Microsoft 365 Copilot, een innovatief product dat AI integreert met de Microsoft 365-apps die je elke dag gebruikt, zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en andere. Daarnaast geven we inzicht in hoe je Microsoft 365 Copilot kunt adopteren in je organisatie en wat de voordelen zijn van een goede adoptie aanpak.
Wat is Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot is een AI-gestuurde productiviteitstool die gebruikmaakt van grote taalmodellen (LLMs), zoals GPT-4, om je te helpen met allerlei taken, zoals informatie zoeken, vragen beantwoorden, creatieve content maken, vergaderingen organiseren, e-mails beantwoorden en nog veel meer. Kort gezegd is Copilot jouw persoonlijke assistent die je helpt allerlei handelingen binnen de Office apps zoals Word, Excel, PowerPoint etc. te automatiseren. Een aantal concrete voorbeelden voordelen voor jou als gebruiker:
Tijd besparen: Je hoeft niet meer te zoeken naar informatie of te schakelen tussen verschillende apps. Je kunt gewoon aan Microsoft 365 Copilot vragen wat je wilt weten of doen en je krijgt snel en eenvoudig een antwoord of een actie.
Nieuwe vaardigheden leren: Je kunt Microsoft 365 Copilot vragen om je te helpen met het leren van nieuwe technologieën en processen. Microsoft 365 Copilot kan je uitleggen hoe je iets kunt doen, je voorbeelden laten zien of je feedback geven op je werk.
Creatiever worden: Je kunt Microsoft 365 Copilot vragen om je te inspireren met originele en innovatieve content, zoals gedichten, verhalen, code, essays, liedjes, beroemdheidsparodieën en meer. Je kunt ook je eigen content verbeteren of optimaliseren met de hulp van Microsoft 365 Copilot.
Beter samenwerken: Je kunt Microsoft 365 Copilot gebruiken om je vergaderingen efficiënter te maken, je communicatie te verbeteren en je relaties te versterken. Microsoft 365 Copilot kan je helpen met het plannen, voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van je vergaderingen. Microsoft 365 Copilot kan je ook helpen met het genereren, beantwoorden en opvolgen van je e-mails. Microsoft 365 Copilot kan je ook in contact brengen met je collega’s, klanten en partners via Teams, Outlook, LinkedIn en andere kanalen.
Hoe kun je Microsoft 365 Copilot adopteren?
Om optimaal gebruik te maken van Microsoft 365 Copilot, is het belangrijk dat je je organisatie en je medewerkers voorbereidt op de veranderingen die het met zich meebrengt. Net zoals bij alle implementaties van nieuwe (Microsoft)tools is een goede adoptie aanpak hierbij essentieel. Kijkend naar de verschillen tussen adoptie van standaard Microsoft 365 apps en Microsoft 365 Copilot, zien we dat een succesvolle adoptie aanpak van Microsoft 365 Copilot meer gericht is op snelle hands-on learning en baat heeft bij korte feedback cycles. Wat een goede adoptie is hangt af van de organisatie, maar volgens zijn er een aantal fases met bijbehorende acties van belang.
Stel je team samen
Identificeer je stakeholders: Bepaal wie er betrokken zijn bij het project, zoals sponsors, managers, gebruikers, IT-personeel, etc. Zorg voor een duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheden.
Creëer een projectteam: Selecteer een groep van gemotiveerde en bekwame mensen die het project zullen leiden en uitvoeren. Zorg voor een goede mix van vaardigheden, ervaringen en perspectieven. Stel een projectleider aan die de communicatie en coördinatie verzorgt.
Definieer je scope en doelgroep: Bepaal de reikwijdte van het project, zoals welke Microsoft 365-apps en Copilot-functies je wilt gebruiken, voor welke processen en taken, en voor hoeveel gebruikers. Segmenteer je doelgroep op basis van hun behoeften, verwachtingen en uitdagingen.
Maak een projectplan: Stel een realistisch en haalbaar plan op voor het project, met duidelijke mijlpalen, activiteiten, deadlines en middelen. Houd rekening met mogelijke risico’s en beperkingen en bedenk hoe je die kunt vermijden of oplossen.
Beoordeel de technical readiness
In deze fase zorg je ervoor dat je organisatie technisch klaar is om Microsoft 365 Copilot te gebruiken. Dit houdt onder andere in dat je:
De systeemvereisten controleert: Je controleert of gebruikers de juiste basislicenties hebben om Copilot te activeren.
De beveiliging en compliance waarborgt: Je zorgt voor de juiste machtigingen en beleidsregels voor alle gebruikers. Hiermee zorg je dat medewerkers enkel informatie op kunnen vragen die ze ook daadwerkelijk mogen zien.
Implementeer aangepast adoptieprogramma
In deze fase ga je daadwerkelijk aan de slag met het gebruik van Copilot in je organisatie. Een aantal belangrijke stappen zijn:
Communiceer je visie, doelstellingen en verwachtingen naar je medewerkers en stakeholders. Gebruik verschillende kanalen, zoals e-mail, intranet, nieuwsbrieven, webinars, posters, etc. om je boodschap over te brengen. Zorg dat je de voordelen en mogelijkheden van Copilot duidelijk uitlegt en laat zien hoe het aansluit bij de strategie en cultuur van je organisatie.
Train je medewerkers om de nodige kennis en vaardigheden op te doen om Copilot effectief te gebruiken. Bied verschillende leervormen aan, zoals online cursussen, video’s, handleidingen, workshops, coaching, etc. om aan de verschillende leerbehoeften en -stijlen van je medewerkers te voldoen. Zorg dat je de trainingen afstemt op de specifieke rollen, taken en scenario’s van je medewerkers. Maak gebruik van de beschikbare resources van Microsoft om je te helpen bij het ontwerpen en leveren van de trainingen.
Ondersteun je medewerkers bij het toepassen van Copilot in hun dagelijkse werk. Zorg voor voldoende begeleiding, feedback en ondersteuning om je medewerkers te helpen bij het oplossen van eventuele problemen of vragen die ze hebben over Copilot. Creëer een community of practice waar je medewerkers ervaringen, tips en best practices kunnen delen en leren van elkaar. Werk met ambassadeurs of power users die Copilot kunnen promoten en demonstreren binnen je organisatie.
Meet en beloon de vooruitgang en de resultaten van je adoptieprogramma. Gebruik verschillende methoden en instrumenten, zoals enquêtes, interviews, observaties, analytics, etc. om de impact van Copilot op de productiviteit, creativiteit, samenwerking en tevredenheid van je medewerkers te evalueren. Vergelijk de resultaten met je vooraf vastgestelde doelstellingen, verwachtingen en succesindicatoren. Stuur bij waar nodig om je adoptieprogramma te verbeteren. Vier de successen en erken de bijdragen van je medewerkers en stakeholders.
Onderstaand een aantal handige linkjes voor degene die meer willen weten over Copilot.
Microsoft 365 Copilot voor Microsoft 365: Hier vind je meer informatie over de functies, voordelen en prijzen van Microsoft 365 Copilot voor Microsoft 365.
Microsoft Copilot voor Microsoft 365-overzicht: Hier vind je een korte introductie tot Microsoft 365 Copilot en hoe je ermee aan de slag kunt gaan.
Copilot for Microsoft 365 – Microsoft Adoption: Hier vind je meer tips en best practices voor het adopteren van Microsoft 365 Copilot in je organisatie.
Wil je liever onder begeleiding aan de slag met een adoptie aanpak specifiek voor jouw organisatie? Laten we een kop koffie drinken om te kijken hoe we jullie hierbij zouden kunnen helpen.
+(0)85 004 1212