De kans.
Hoe houd je grip op processen als veel workflows nog handmatig en foutgevoelig zijn?
Bij Aevo kostten interne processen veel tijd en waren ze vatbaar voor menselijke fouten. Het registreren van issues en afwijkingen gebeurde verspreid en niet altijd systematisch, waardoor belangrijke informatie soms verloren ging.
Een MT-lid vertelt:
“We merkten dat onze processen niet meer aansloten bij de groei van ons bedrijf. Het was tijd om slimmer te werken en meer structuur aan te brengen.”
De urgentie was duidelijk:
- Tijdrovende workflows die de productiviteit remden.
- Risico op fouten door handmatige registraties.
- Gebrek aan transparantie in het opvolgen van issues en afwijkingen.
De innovatie.
Samen met Aevo hebben we gekeken naar hoe we processen konden standaardiseren en automatiseren met tools die ze al hadden: Microsoft 365.
Onze aanpak was gericht op drie pijlers:
- Een modern SharePoint-intranet als centrale plek voor informatie en documenten.
- Teams om samenwerking en communicatie te stroomlijnen.
- Power Apps & Power Automate om kritieke processen zoals het issueregister en afwijkingsregister te digitaliseren.
Hoe ging het vroeger?
- Issues en afwijkingen werden handmatig in Excel bijgehouden.
- Updates moesten via e-mail worden gedeeld.
- Het opvolgen van taken was tijdrovend en foutgevoelig.
Hoe gaat het nu?
- Medewerkers openen een eenvoudige Power App op hun laptop of mobiel.
-Ze vullen een paar velden in: type issue, locatie, verantwoordelijke en deadline.
- Power Automate zorgt dat het issue direct wordt geregistreerd, een taak wordt toegewezen en automatische meldingen worden verstuurd.
- Statusupdates en opvolging zijn zichtbaar in een overzichtelijk dashboard in SharePoint.
Een projectleider benadrukt:
“Het verschil is enorm. Wat eerst een half uur kostte en vaak fout ging, doen we nu in enkele minuten – en iedereen ziet direct wat er moet gebeuren.”
De winst.
✅ Meer efficiëntie – Registreren en opvolgen kost nu minuten in plaats van uren.
✅ Transparantie – Issues en afwijkingen worden systematisch opgevolgd en zijn zichtbaar voor iedereen.
✅ Betere samenwerking – Teams en SharePoint zorgen voor één centrale werkomgeving.
✅ Klaar voor groei – Een solide basis voor verdere digitalisering.
Aevo
ÆVO is specialist in de techniek achter bruggen, tunnels en sluizen. Ze ontwerpen, bouwen, inspecteren en onderhouden elektrotechnische en software‑installaties en verzorgen 24/7 beheer en storingsdienst. Zo zorgen zij dat kritische infrastructuur veilig, betrouwbaar en beschikbaar blijft.
