Veel organisaties laten hun medewerkers vanuit huis werken en gebruiken hiervoor Microsoft Teams, dat de mogelijkheid biedt om samenwerking met collega's online voort te zetten.
Wat normaliter een paar maanden in beslag neemt, hebben organisaties in één week tijd gedaan gekregen: een complete overstap van werken op kantoor naar virtueel thuiswerken in een online omgeving. Door deze snelle digitale transities is extra aandacht voor beveiliging en beheer van de omgeving wenselijk, zodat organisaties ook nog lang goed gebruik kunnen maken van de online omgevingen. Stel jezelf daarom de volgende vragen:
Hoe is beveiliging vormgegeven?
Hoe lang moet data bewaard blijven?
Kan iedereen in je organisatie een nieuw Team aanmaken in Microsoft Teams?
We geven graag een aantal tips om ervoor te zorgen dat medewerkers veilig kunnen inloggen, en dat de online omgeving voldoet aan bestaande wet- en regelgeving.
Back-up
Voor veel organisaties is Microsoft Office 365 een bedrijfskritische applicatie waarin waardevolle gegevens en bestanden worden bewaard. Vaak wordt gedacht dat Microsoft ook zorgt voor voldoende back-up en herstelmogelijkheden, maar dat is een misverstand. Microsoft draagt zorg voor de infrastructuur en voor de beschikbaarheid van je gegevens. De verantwoordelijkheid om data veilig te stellen en toegankelijk te houden ligt bij jou als gebruiker. Met 365 Cloud Back-up zorg je voor een geautomatiseerde back-up van jouw Microsoft Office 365 omgeving. Daaarmee zijn al je e-mails, agenda’s, contactpersonen, Onedrive-, Sharepoint- en Teams-bestanden beveiligd tegen ongewenst verlies van data.
Beveiliging
Het verbeteren van de beveiliging is een essentieel onderdeel van werken op afstand. Microsoft heeft hiervoor de Microsoft Secure Score ontwikkelt, dit is een interactief dashboard met adviezen om de beveiliging van de werkomgeving te verbeteren. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om accounts met verhoogde rechten te voorzien van Multi-Factor Authenticatie (MFA). Dit houdt in dat je naast je gebruikelijke gebruikersnaam en wachtwoord ook nog een bevestiging moet geven via bijvoorbeeld je mobiele telefoon. Uit onderzoek blijkt dat MFA tot 99% van de hack-pogingen blokkeert.
Het beheer van Microsoft Teams
Het beheer van de online omgeving is minstens zo belangrijk als de beveiliging tijdens het inrichten van Microsoft Teams. Hiermee blijft er overzicht voor alle gebruikers en de IT-afdeling. Daarnaast leiden onjuiste beleidsregels tot onnodig verlies van data en krijgen medewerkers misschien onnodig toegang tot bestanden.
Ga daarom allereerst na of iedereen in de organisatie een nieuw Team mag aanmaken in Teams, of alleen specifieke personen. Als een beperkt aantal personen moeten samenwerken, kies dan voor de chatfunctie in Teams of maak een privé-kanaal in een Team.
Voorkom verwarring bij medewerkers en maak duidelijke en verschillende Team naamgevingen aan. Vaak zijn specifieke woorden gereserveerd voor bepaalde afdelingen of voor de toekomst (bijv. ‘20/21’ om de volgende periode aan te duiden). Microsoft Teams biedt mogelijkheden om een naamgevingsconventie mee te geven en om specifieke woorden te blokkeren.
Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform voor een organisatie, waarbij het handig is als ook mensen buiten de organisatie uitgenodigd worden voor een Team. Hierdoor is het mogelijk dat data buiten de organisatie wordt verspreid. Gasten in een Teams–omgeving krijgen daarom beperkte rechten en mogelijkheden. Ook dit kun je instellen binnen Microsoft Teams.
Heb je vragen over de mogelijkheden voor beveiliging en governance in een Microsoft omgeving? Of zijn er binnen jouw organisatie al verschillende afdelingen gestart met Microsoft Teams en heb je na een tijdje gebruik het gevoel dat je organisatie de grip op het platform aan het verliezen is? 365optimizers helpt jou en je afdelingen om succesvol te blijven in het gebruik van Microsoft Teams. Maak vrijblijvend een (virtuele) afspraak met een van onze Microsoft-specialisten!