top of page

Microsoft 365 adoptie: waarom training alleen onvoldoende is

De adoptie van Microsoft 365 gaat verder dan het leren van een nieuwe set tools. Veelal zien we bij de implementatie van nieuwe tools zoals Microsoft 365 dat gebruikers een training krijgen over de functionaliteiten. Hoewel training een belangrijk onderdeel is van adoptie, is dit voor veel organisaties onvoldoende. Want hoe kun je een individu echt trainen als diegene nog niet de behoefte heeft om iets nieuws te leren?


Om een nieuwe tool en daarmee een verandering duurzaam te implementeren binnen een organisatie is een goede adoptieaanpak essentieel. Het ADKAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability & Reinforcement) kan als basis dienen. Dit model zorgt ervoor dat je, naast het verzorgen van trainingen, ook andere cruciale fasen doorloopt die bijdragen aan een succesvolle en blijvende verandering.

Het ADKAR model, een veranderingsmanagement tool ontwikkeld door Prosci, is gebaseerd op het begrip dat organisatorische verandering alleen kan plaatsvinden wanneer individuen veranderen.


Awareness (Bewustzijn): De eerste stap in het ADKAR model is het creëren van bewustzijn over de noodzaak van verandering. Voor Microsoft 365 betekent dit dat medewerkers moeten begrijpen waarom de overstap van traditionele software naar de cloud-gebaseerde tools essentieel is voor de groei en concurrentiepositie van het bedrijf, maar ook voor de medewerker zelf.


Desire (Verlangen): Na bewustzijn komt de wens om deel te nemen aan de verandering. Dit is waar leiderschap en communicatie een sleutelrol spelen in het motiveren van medewerkers om de voordelen van Microsoft 365 te omarmen. Denk hierbij goed na over WIIFT (What's in it for them?) en neem dit mee in de communicatie.


Knowledge (Kennis): Training is een fundamenteel onderdeel van de ‘Knowledge’ fase, maar het is niet voldoende op zichzelf. Hoewel training de nodige vaardigheden en informatie verschaft, moet het gepaard gaan met praktische toepassing en ondersteuning. Zonder de mogelijkheid om nieuwe kennis toe te passen, kunnen medewerkers zich overweldigd voelen door de hoeveelheid informatie, wat kan leiden tot weerstand tegen de verandering.


Ability (Vermogen): Vermogen gaat over het praktisch toepassen van de kennis. Medewerkers moeten niet alleen getraind worden, maar ook de mogelijkheid krijgen om hun nieuwe vaardigheden te oefenen in een veilige omgeving. Dit kan door middel van pilootprogramma’s, mentorschap, en ondersteunende resources.

 

Reinforcement (Versterking): Tot slot is het essentieel om de verandering te versterken door positieve resultaten te erkennen en te belonen. Dit helpt bij het vaststellen van de nieuwe werkwijzen als de norm binnen de organisatie. Ee mooie tool om adoptie te meten is de Microsoft Adoption Score.


Waarom is training alleen niet voldoende?

Training wordt vaak gezien als de sleutel tot adoptie, maar dit is slechts een deel van het verhaal. Stel je voor dat je medewerkers traint die niet eens weten waarom Microsoft 365 belangrijk is of wat het kan doen. Zonder deze kennis hebben ze geen reden om hun werkwijze te veranderen. Wat gebeurt er dan? Ze beginnen weerstand te bieden tegen de nieuwe tools en de impact van de training vervaagt snel. De kans is groot dat binnen een maand minder dan 20% van de kennis is blijven hangen. Zorg daarom dat je een goede basis legt in de Awareness en Desire fase zodat medewerkers graag willen leren hoe die nieuwe tools werken, omdat ze overtuigd zijn van de meerwaarde.

 

Conclusie

De adoptie van Microsoft 365 is meer dan alleen het leren van een nieuwe set tools; het is een transformatie in de manier waarop een organisatie werkt en communiceert. Door het ADKAR-model te volgen en te erkennen dat training slechts een onderdeel is, kunnen organisaties een succesvolle en duurzame overgang naar Microsoft 365 waarborgen. Het is de combinatie van alle fasen die de adoptie van Microsoft 365 tot een succes maakt.

 

Hulp nodig bij het vormgeven van een adoptie aanpak?


06 21 22 62 29

ความคิดเห็น


bottom of page